9 фатальных ошибок в делегировании задач

Посчитайте, сколько вы тратите времени на то, чтобы исправить разного рода оплошности, как свои, так и подчиненных. Если вы каждый день задерживаетесь на работе допоздна и на выходных решаете рабочие вопросы, то уже точно пришло время освободиться от этой рутины. 

1-я ошибка — брать все на себя
Никто не справится с работой лучше меня. Поэтому я беру на себя все больше задач, делегирую все меньше. Рабочий день перерастает в сутки, страдают здоровье и отношения в семье. Знакомая ситуация? В ней чаще оказываются руководители-новички — в профессии или в компании. Такое положение можно изменить, если правильно делегировать.
Возьмите лист бумаги и разделите на четыре квадрата. Левые квадраты сверху вниз назовите «Что я делаю хорошо и продолжу делать», «С чем я не справляюсь, но нужно научиться». Правые квадраты в том же порядке — «Что я делаю хорошо, но лучше не продолжать» и «Что я делаю плохо и дальше учиться нет смысла».
Распределите свои дела по квадратам. Сначала большинство задач окажется в верхнем левом квадрате «Что я делаю хорошо и продолжу делать». Попробуйте еще раз, не переоценивайте свои возможности и воздайте должное знаниям сотрудников. Когда заполните все блоки, увидите, как распыляете силы. 
Дела из правых квадратов передайте подчиненным, а сами сконцентрируйтесь на задачах из левых. 

2-я ошибка — требовать результат любой ценой
Если командовать по принципу «Работу необходимо выполнить, цена не важна», рискуете получить обратный эффект — формальное исполнение и условный результат.
Делегируя задачи сотрудникам, расскажите, каких усилий от них ждете в каждой конкретной ситуации. 
Помните, что затраты на работу должны полностью окупаться результатом.
Открыто и честно говорите подчиненным о заданиях, в которые нужно вложиться по максимуму из-за нехватки времени, людей или по другим причинам. 

3-я ошибка — поручать работу, не учитывая готовность сотрудника
Прежде чем поручить новую работу сотруднику, подумайте, как она на нем отразится. Делегирование — не только способ освободить вас от лишней нагрузки, но и инструмент для развития подчиненных. 
Передавайте полномочия, чтобы в том числе развить навыки специалистов. Не обрекайте их заранее на провал. 
Распределяйте задачи исходя из сильных сторон сотрудников, даже если остаются сомнения.
Если у подчиненного есть страсть к делу, двигайте его дальше, предоставьте свободу — пусть сам выбирает, как достичь результата. Дайте возможность совершать ошибки и учиться на них. 
Грамотное наставничество — один из важнейших компонентов делегирования. 

4-я ошибка — не уточнять цели задания
Перепоручили задачу сотруднику, но не уточнили, почему она важна для компании? Получайте немотивированного исполнителя. Подчиненный решит, что его не ценят, поскольку дают простую работу. А раз не ценят, то и стараться нечего.
Правильный путь — объяснить важность, сверхцель задания. 
Как минимум расскажите, как результаты отразятся на достижении оперативных планов компании. Как максимум — какую роль оно играет в реализации стратегических целей. 
Так вы усилите эмоциональную и психологическую отдачу сотрудника, он осознает, какую ответственность берет на себя, и постарается выполнить работу качественно.

5-я ошибка — забывать о деталях
Если в задаче нет конкретики, подчиненный выполнит ее так, как поймет сам. Например, посчитает громоздким несложное задание и вместо одного действия разведет бурную деятельность. Или упростит масштабную задачу и отделается 
отпиской. 
Постарайтесь подробнее описать задачу, разбейте ее на шаги и расскажите, какой результат ждете и как его будете измерять. 
Убедитесь, что сотрудник верно понял.

6-я ошибка — назначать ответственных, но не наделять их полномочиями
Дать задание специалисту, неспособному его выполнить из-за отсутствия знаний или полномочий, — критическая ошибка. Например, требовать от человека без специального образования и опыта работы защищать интересы бизнеса — идея, обреченная на провал. Высока вероятность, что подчиненный не справится, вы потеряете время, еще и придется лично решать вопрос.
Прежде чем делегировать задачу, убедитесь, что сотрудник в состоянии ее выполнить, у него есть полномочия, опыт, компетенции, статус в коллективе. Так избежите сложной ситуации и получите ожидаемый результат за отведенное время.

7-я ошибка — оставлять ответственность за собой
Неотъемлемая часть эффективного делегирования — ответственность, как за успешный, так и за провальный результат. Это означает, что сотрудники не всегда существуют в комфортных условиях. Порой требуется напряженно трудиться, чтобы завершить задание. 
Если вы хотите воспитать сознательное отношение к работе, делегируйте коллективную и персональную ответственность за последствия и достигнутый результат.

8-я ошибка — выбирать несколько ответственных за одно задание
Утвердить двух и более ответственных за задание — ошибка. Здоровой конкуренции не дождетесь. Вам же придется разбираться с конфликтами. Нежелание обмениваться информацией и сотрудничать приведет к дополнительным затратам временных, человеческих, а порой и финансовых ресурсов.
Постарайтесь избегать конфликтных ситуаций. 
Если они возникли, установите основные правила рабочего взаимодействия.

9-я ошибка — управлять в ручном режиме
Опасно опускаться до микроменеджмента и ручного управления. Не забывайте, что наделили сотрудников не только полномочиями, но и ответственностью. Они не должны бегать к вам с любым вопросом, а затем гордиться хорошо выполненной работой, упуская из виду несамостоятельность, — это неудачный сценарий. Другая крайность — полностью отстраниться от контроля и пустить дело на самотек. 
Лучше сохранять баланс между свободой сотрудников и контролем за их действиями. 
Не принимайте выполненную наполовину работу. В противном случае ваша команда не научится серьезно относиться к обязанностям и нести ответственность.

Источник: сайт ТПП РФ,
специальный информационный проект
«Навигатор успеха»