Порядок сертификации
Краткий порядок сертификации систем менеджмента ОС СМ ЮУТПП
Сертификация систем менеджмента состоит из следующих этапов:
1 – Организационный этап;
2 – Двухэтапный первичный аудит по сертификации (анализ документации и аудит «на месте»);
3 – Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата;
4 – Инспекционный контроль сертифицированной СМ (один раз в год в течение срока действия сертификата);
5 – Ресертификация системы менеджмента качества.
1. Организационный этап
1.1 Организация подает заявку в ОС СМ ЮУТПП.
1.2 ОС СМ регистрирует заявку и проводит анализ заявки для определения возможности проведения сертификации. Организации-заявителю выдается извещение о рассмотрении заявки.
1.3 Заключение договора на сертификацию между ОС СМ ЮУТПП и организацией-заявителем.
1.4 Предоставление организацией-заявителем документов системы менеджмента качества в ОС СМ для проведения анализа документации и проведение предоплаты за сертификацию.
Перечень документов СМК заявителя для сертификации в СДС «Военный Регистр»
1.5 ОС СМ формирует комиссию по сертификации из числа штатных и внештатных экспертов по сертификации и технических экспертов (при необходимости), согласовывает состав комиссии с организацией.
2. Двухэтапный первичный аудит по сертификации (анализ документации и аудит «на месте»)
2.1 Комиссия по сертификации проводит анализ представленных организацией-заявителем документов системы менеджмента качества на соответствие заявленным стандартам, оформляет заключение по анализу документации.
При отсутствии замечаний к представленным документам осуществляется подготовка к аудиту «на месте», при выявлении несоответствий документации требованиям стандартов, организации-заявителю дается время на исправление документов (от 2-х до 4-х недель), с повторным предоставлением их в ОС СМ.
В случае если заказчик предоставил в ОС СМ не полный комплект документов, либо документы не содержат подробной информации, демонстрирующей достаточный уровень внедрения СМ, председатель комиссии организует первый этап аудита с выездом в проверяемую организацию.
2.2 При подготовке к проведению аудита «на месте» председатель комиссии по сертификации составляет плана аудита, распределяет обязанности между членами комиссии, согласует план с организацией.
2.3 Аудит «на месте» включает в себя следующие этапы:
- предварительное совещание,
- собственно аудит (сбор, анализ информации и фактических данных, выводы), - оформление результатов аудита (акта, несоответствий и замечаний (уведомлений) при их наличии и т.п.),
- заключительное совещание.
3. Завершение сертификации, регистрация и выдача сертификата
3.1 При наличии по результатам аудита выявленных несоответствий, организации-заявителю предоставляется срок на составление плана корректирующих мероприятий по устранению несоответствий и непосредственное устранение несоответствий.
Срок, отводимый в плане на выполнение запланированных корректирующих действий не должен превышать:
- 12 недель (от даты проведения заключительного совещания) - при наличии одного и более значительных (критических) несоответствий;
- 5 недель (от даты проведения заключительного совещания) - при наличии только малозначительных (некритических) несоответствий и уведомлений.
Если в ОС СМ не представлен план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.
Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено только с подачи повторной заявки на сертификацию.
3.2 Организация-заявитель в установленный срок предоставляет в ОС СМ ЮУТПП отчет об устранении несоответствий и, при необходимости, подтверждающие материалы (копии документов, фотографии и т.п.).
При наличии значительных (критических) несоответствий, выполнение корректирующих мероприятий и их результативность контролируются при обязательном посещении экспертом(ами) проверяемой организации.
3.3 Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия принимает руководство ОС СМ на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий.
3.4 При решении выдать сертификат, ОС СМ оформляет сертификат соответствия, регистрирует в соответствии с правилами системы сертификации и передает организации любым согласованным с ней способом (лично в руки, курьером, почтой и т.п.).
В случае отказа в выдаче сертификата заказчик имеет право в месячный срок направить в Комиссию по апелляциям ОС СМ ЮУТПП или в Комиссию по апелляциям соответствующей системы сертификации заявление о несогласии с заключением комиссии.
По результатам рассмотрения апелляции может быть назначен повторный аудит с другим составом комиссии.
4. Инспекционный контроль сертифицированной СМ
4.1 В течение срока действия сертификата проводятся два плановых инспекционных контроля.
Плановый инспекционный контроль проводится не реже одного раза в год в течение срока действия сертификата соответствия на систему менеджмента качества. Дата проведения первого инспекционного контроля должна быть не позднее, чем через 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации. Дата проведения второго инспекционного контроля должна быть назначена не позднее, чем через 24 месяца с момента принятия решения о сертификации.
4.2 Договор на инспекционный контроль заключается между ОС СМ ЮУТПП и сертифицированным заказчиком в течение месяца с даты выдачи сертификата (но не позднее, чем за два месяца до проведение 1-го планового инспекционного контроля).
4.3 Проведение инспекционного контроля осуществляется в соответствии с порядком, описанным в пп. 2.2-2.3. При выявлении в ходе инспекционного контроля несоответствий, организация-заявитель планирует и проводит корректирующие мероприятия в соответствии с пп. 3.1-3.2.
4.4 По результатам инспекционного контроля ОС СМ принимает решение подтвердить действие сертификата соответствия или приостановить действие сертификата (если выявлены значительные (критические) несоответствия).
5. Ресертификация системы менеджмента
5.1 Порядок ресертификации аналогичен порядку сертификации (п.п. 1-3).
5.2 Заявка от организации, желающей ресертифицировать систему менеджмента качества, направляется в ОС СМ за три месяца до окончания срока действия сертификата.
5.3 Первый этап аудита по ресертификации (анализ документов СМ) проводится при значительных изменениях в СМ или в условиях функционирования СМ (например, юридических изменениях).
Обязательства сторон при проведении работ по сертификации
- Исполнитель обязан провести аудит квалифицированно и добросовестно.
- Исполнитель обязан обеспечить конфиденциальность полученной информации в результате аудита системы менеджмента качества (ГОСТ Р 55568-2013 и ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017).
- Заказчик обязан предоставить для аудита достоверную информацию, отражающую истинное положение дел на предприятии.
- Заказчик обязан обеспечить доступ к необходимым средствам и доказательному материалу.
- Заказчик обязан создать все условия для эффективной работы, активно сотрудничать с Исполнителем для достижения цели аудита.
- Претензии к качеству работ ОС СМ ЮУТПП рассматриваются Комиссией по апелляции ОС СМ в порядке, установленном руководящими документами в области сертификации систем менеджмента качества.
- В случае обоснованного оспаривания Заказчиком качества и объективности проверки, ОС СМ ЮУТПП обязан провести за свой счет новую проверку другим составом сертификационной комиссии.
